POLÍTICA DE VIDEOVIGILANCIA MAC REPRESENTACIONES S.C.C.
I. OBJETIVO Y ALCANCE
La presente Política de Videovigilancia tiene como finalidad establecer los principios, finalidades, obligaciones y procedimientos que regulan la captación, tratamiento, conservación y uso de imágenes obtenidas a través del sistema cerrado de televisión (CCTV) instalado en las instalaciones físicas de MAC REPRESENTACIONES S.C.C.
Esta política busca garantizar que el tratamiento de imágenes se realice en estricto cumplimiento de los principios de licitud, finalidad, proporcionalidad, minimización, confidencialidad, seguridad y responsabilidad proactiva, conforme lo establece la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales del Ecuador (LOPDP) y su normativa complementaria.
Ámbito de aplicación:
Esta política aplica a:
- Todas las personas que ingresen, transiten o permanezcan en las instalaciones físicas de MAC REPRESENTACIONES S.C.C., incluyendo trabajadores, pasantes, contratistas, visitantes, proveedores, clientes y usuarios.
- Todo el personal técnico o administrativo que tenga a cargo el diseño, instalación, operación, monitoreo o revisión de cámaras o grabaciones.
- Cualquier tercero autorizado que preste servicios tecnológicos relacionados con sistemas de videovigilancia.
II. FINALIDADES DEL SISTEMA DE VIDEOVIGILANCIA
El sistema de videovigilancia de MAC REPRESENTACIONES S.C.C. tiene por objetivo exclusivo:
- Preservar la seguridad e integridad física de las personas que ingresan a las instalaciones.
- Proteger los activos físicos, documentales, digitales y tecnológicos de la organización.
- Prevenir, disuadir y registrar posibles hechos delictivos, conductas ilícitas, hurtos, robos o situaciones que puedan poner en riesgo la operación o integridad institucional.
- Permitir la revisión de hechos o incidentes ante denuncias o conflictos internos o externos.
- Facilitar la entrega de evidencias a autoridades judiciales o administrativas, únicamente cuando exista requerimiento legal válido.
Prohibiciones de uso:
Las imágenes captadas no serán utilizadas para fines de fiscalización laboral, control del rendimiento, sanciones disciplinarias o seguimiento personal, salvo que se trate de investigaciones internas debidamente justificadas por sospechas objetivas de faltas graves o delitos.
III. UBICACIÓN Y COBERTURA DE LAS CÁMARAS
Las cámaras están instaladas exclusivamente en espacios de tránsito común y áreas de seguridad crítica, tales como:
- Ingresos y salidas principales
- Pasillos, corredores y zonas de circulación
- Áreas de carga y descarga
- Estacionamientos o espacios exteriores perimetrales
- Áreas de almacenaje y bodegas
Prohibición expresa:
No se instalarán cámaras en lugares donde pueda vulnerarse la intimidad de las personas, como:
- Servicios higiénicos o vestidores
- Espacios designados para descanso
- Oficinas o espacios cerrados personales
- Salas de reuniones privadas, salvo con consentimiento o justificación técnica documentada
IV. INFORMACIÓN A LOS TITULARES
MAC REPRESENTACIONES garantiza el principio de transparencia y consentimiento indirecto informado, mediante:
- Señalética visible en puntos de ingreso, indicando que el área está videovigilada y señalando los datos de contacto del Responsable de Protección de Datos Personales.
- Publicación de esta política en medios internos y a disposición en recepción.
Canal oficial de contacto para ejercer derechos o realizar consultas:
V.ALMACENAMIENTO Y PLAZOS DE CONSERVACIÓN
Las grabaciones captadas por las cámaras serán almacenadas en servidores seguros gestionados por MAC REPRESENTACIONES durante un período de hasta quince (15) días calendario, contados desde su captura.
Excepcionalmente, se podrá conservar por más tiempo cuando:
- Exista una solicitud de revisión por parte de las autoridades.
- Haya una investigación o procedimiento interno pendiente.
- Se haya producido un incidente de seguridad o infracción contractual o legal.
Una vez vencido el plazo de conservación, las imágenes serán eliminadas de forma segura y automática mediante sobreescritura de datos o destrucción digital.
VI. SEGURIDAD Y ACCESO A LAS GRABACIONES
- El sistema de videovigilancia se encuentra protegido con medidas técnicas y administrativas adecuadas, tales como: encriptación, contraseñas de acceso, registros de usuarios, perfiles de permisos y controles físicos.
- Solo el Responsable de Protección de Datos Personales y sus Encargados, el Área de Sistemas o un tercero autorizado por contrato con cláusula de confidencialidad podrán acceder a las grabaciones.
- El acceso será restringido, registrado y supervisado.
- Está prohibida la copia, distribución o extracción de grabaciones sin autorización expresa.
VII. DESIGNACIÓN DE ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
La instalación, mantenimiento, revisión, soporte o monitoreo de los sistemas de videovigilancia podrá estar a cargo de personal técnico interno o proveedores externos, los cuales serán formalmente designados como Encargados del Tratamiento, mediante contrato u orden documentada, y deberán cumplir:
- Acuerdo de confidencialidad
- Limitación de uso
- Protocolos de acceso
- Reglas de conservación y eliminación
Todo Encargado deberá comprometerse por escrito a respetar los principios de la LOPDP y responder por cualquier uso indebido o acceso no autorizado.
VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
Las personas cuyas imágenes hayan sido captadas por las cámaras podrán ejercer los siguientes derechos:
- Acceso: conocer si existe una grabación donde aparezca su imagen.
- Eliminación: solicitar supresión cuando no exista justificación para conservar la grabación.
- Limitación: pedir restricción de acceso si la imagen afecta derechos fundamentales.
- Información: conocer los fines, responsables y canales habilitados.
Las solicitudes deberán enviarse a: [email protected].
Mismas que serán tramitadas conforme al procedimiento general de ejercicio de derechos.
Nota: No se atenderán solicitudes que afecten derechos de terceros ni que impliquen desproporción o imposibilidad técnica razonable.
IX. INCIDENTES, RECLAMOS Y REVISIÓN
Cualquier incidente relacionado con acceso indebido, filtración, alteración o destrucción no autorizada de grabaciones será considerado evento de seguridad, debiendo activarse el protocolo interno y, de ser necesario, notificar a la autoridad de protección de datos.
Asimismo, toda persona podrá presentar reclamos por posibles vulneraciones, que serán gestionados por el Responsable o Encargado Interno.
X. ACTUALIZACIONES Y DIFUSIÓN
Esta política será revisada al menos cada dos (2) años o cuando se presenten:
- Cambios normativos aplicables
- Cambios tecnológicos u operativos en el sistema de videovigilancia
- Observaciones de auditorías internas o externas
La versión vigente será publicada y difundida entre todo el personal.
