POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

MAC REPRESENTACIONES S.C.C

Versión: 2.0
Fecha de actualización: mayo 2026
Aprobado por: Gerencia General

1. Introducción

MAC REPRESENTACIONES S.C.C (en adelante, “La Compañía”), reconoce la importancia de la privacidad y protección de los datos personales de sus clientes, trabajadores, proveedores, contratistas, accionistas, visitantes, postulantes y demás personas naturales relacionadas con la organización.

La presente Política de Protección de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos internos para garantizar el tratamiento legítimo, seguro, transparente y responsable de los datos personales, de conformidad con la Constitución de la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP), su normativa complementaria y demás disposiciones aplicables.

Esta política aplica a todo tratamiento de datos personales realizado por MAC REPRESENTACIONES S.C.C, ya sea mediante medios físicos, digitales, automatizados o no automatizados.

2. Objetivo

La presente política tiene por objeto:

• Garantizar la protección de los derechos de los titulares de datos personales.
• Regular los procesos internos de recolección, almacenamiento, uso, transferencia, conservación y eliminación de datos personales.
• Definir las responsabilidades de quienes intervienen en el tratamiento de datos personales.
• Implementar medidas de seguridad técnicas, organizativas y jurídicas adecuadas.
• Promover una cultura organizacional orientada a la privacidad y protección de datos.

3. Alcance

Esta política es aplicable a:

• Todos los colaboradores, trabajadores y directivos de MAC REPRESENTACIONES S.C.C.
• Encargados internos y externos del tratamiento de datos.
• Proveedores y terceros que tengan acceso a datos personales bajo responsabilidad de la Compañía.
• Todos los tratamientos de datos personales efectuados por MAC REPRESENTACIONES S.C.C dentro del territorio ecuatoriano o relacionados con titulares ubicados en Ecuador.

La política abarca los datos personales tratados durante las relaciones:

• Laborales y prelaborales.
• Comerciales y contractuales.
• De seguridad física y videovigilancia.
• De atención al cliente y marketing.
• De cumplimiento legal y regulatorio.

4. Definiciones

Para efectos de esta política, se aplicarán las definiciones establecidas en la LOPDP y especialmente las siguientes:

4.1 Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

4.2 Datos personales

Información que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.

4.3 Datos sensibles

Datos que pueden afectar la intimidad del titular o generar discriminación, incluyendo datos sobre salud, biométricos, orientación sexual, religión, origen étnico, afiliación sindical, opiniones políticas, entre otros.

4.4 Tratamiento de datos

Cualquier operación realizada sobre datos personales, incluyendo recolección, registro, almacenamiento, organización, uso, consulta, transferencia, eliminación, Anonimización o destrucción.

4.5 Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la finalidad y medios del tratamiento de datos personales.

4.6 Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

4.7 Consentimiento

Manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca mediante la cual el titular autoriza el tratamiento de sus datos personales.

4.8 Violación de seguridad de datos personales

Incidente de seguridad que ocasione destrucción, pérdida, alteración, acceso, comunicación o tratamiento no autorizado de datos personales.

4.9 Anonimización

Proceso mediante el cual los datos personales dejan de permitir la identificación del titular.

4.10 Pseudonimización

Tratamiento mediante el cual los datos personales no pueden atribuirse a un titular sin información adicional.

5. Principios del Tratamiento de Datos Personales

MAC REPRESENTACIONES S.C.C aplicará los siguientes principios en todo tratamiento de datos personales:

5.1 Juridicidad

El tratamiento se realizará conforme a la Constitución, la LOPDP y demás normativa aplicable.

5.2 Lealtad

Los datos personales serán tratados de forma lícita, ética y transparente.

5.3 Transparencia

Toda información dirigida al titular será clara, accesible y comprensible.

5.4 Finalidad

Los datos serán tratados únicamente para fines determinados, explícitos y legítimos.

5.5 Minimización de datos

Se recopilarán únicamente los datos estrictamente necesarios para cumplir la finalidad correspondiente.

5.6 Proporcionalidad

El tratamiento será adecuado, pertinente y no excesivo.

5.7 Confidencialidad

Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos estará obligada al deber de confidencialidad.

5.8 Calidad y exactitud

Los datos personales deberán mantenerse exactos, completos y actualizados.

5.9 Conservación

Los datos serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento o las obligaciones legales.

5.10 Seguridad

MAC REPRESENTACIONES S.C.C implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas apropiadas para proteger los datos personales.

5.11 Responsabilidad proactiva

La Compañía adoptará mecanismos de cumplimiento, monitoreo y mejora continua en materia de protección de datos personales.

6. Bases Legales para el Tratamiento

MAC REPRESENTACIONES S.C.C realizará tratamiento de datos personales únicamente cuando exista una base legal válida, incluyendo:

• Consentimiento del titular.
• Ejecución de una relación contractual o precontractual.
• Cumplimiento de obligaciones legales.
• Protección de intereses vitales.
• Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad industrial.
• Interés legítimo debidamente evaluado y proporcional.

7. Categorías de Datos Tratados

La Compañía podrá tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación.
• Datos de contacto.
• Información laboral y académica.
• Información financiera y crediticia.
• Datos de videovigilancia.
• Datos biométricos cuando corresponda.
• Datos de salud ocupacional conforme a obligaciones legales.
• Información contractual y comercial.

MAC REPRESENTACIONES S.C.C evitará recolectar datos sensibles salvo cuando exista una obligación legal o consentimiento expreso del titular.

8. Obtención de Datos Personales

Los datos personales podrán ser obtenidos mediante:

• Formularios físicos o digitales.
• Contratos y documentos legales.
• Correos electrónicos.
• Sitio web corporativo.
• Sistemas internos.
• Llamadas telefónicas.
• Interacciones comerciales o laborales.

En todos los casos, el titular será informado sobre:

• La finalidad del tratamiento.
• La base legal aplicable.
• Los destinatarios de la información.
• El tiempo de conservación.
• Sus derechos.
• Los canales de contacto para ejercerlos.

9. Finalidades del Tratamiento

MAC REPRESENTACIONES S.C.C podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:

9.1 Relación laboral

• Reclutamiento y selección.
• Administración laboral.
• Pago de remuneraciones y beneficios.
• Seguridad y salud ocupacional.
• Control de accesos.
• Cumplimiento de obligaciones legales.

9.2 Relación comercial

• Gestión de clientes y proveedores.
• Facturación y cobranza.
• Atención al cliente.
• Gestión contractual.
• Soporte técnico y comercial.

9.3 Seguridad física

• Control de accesos.
• Prevención de incidentes.
• Protección de bienes y personas.

9.4 Marketing y comunicaciones

• Envío de información comercial.
• Encuestas de satisfacción.
• Promociones y campañas.

El titular podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales.

10. Videovigilancia

MAC REPRESENTACIONES S.C.C mantiene sistemas de videovigilancia en sus instalaciones con fines de seguridad física, control de accesos y prevención de incidentes.

Las áreas videovigiladas estarán debidamente señalizadas.

Las grabaciones:

• Serán almacenadas únicamente por el tiempo estrictamente necesario.
• Tendrán acceso restringido.
• No serán utilizadas para finalidades incompatibles.
• Podrán ser entregadas a autoridades competentes cuando exista obligación legal.

11. Transferencia y Comunicación de Datos

MAC REPRESENTACIONES S.C.C podrá transferir datos personales a terceros únicamente cuando:

• Exista consentimiento del titular.
• Sea necesario para ejecutar una relación contractual.
• Exista obligación legal.
• Sea requerido por autoridad competente.
• Sea necesario para prestación de servicios por encargados del tratamiento.

Todo tercero que acceda a datos personales deberá garantizar niveles adecuados de seguridad y confidencialidad.

En caso de transferencias internacionales de datos, MAC REPRESENTACIONES S.C.C verificará que el receptor cuente con garantías adecuadas de protección de datos conforme a la normativa aplicable.

12. Encargados del Tratamiento

Los encargados del tratamiento deberán:

• Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones de MAC REPRESENTACIONES S.C.C.
• Guardar confidencialidad.
• Implementar medidas de seguridad adecuadas.
• Permitir auditorías y verificaciones.
• Notificar incidentes de seguridad.
• Eliminar o devolver la información al finalizar el servicio.

La relación con encargados será formalizada mediante contratos o acuerdos de tratamiento de datos.

13. Medidas de Seguridad

MAC REPRESENTACIONES S.C.C implementará medidas de seguridad técnicas, organizativas, físicas y jurídicas apropiadas, incluyendo:

• Control de accesos.
• Gestión de usuarios y contraseñas.
• Copias de seguridad.
• Protección antivirus y antimalware.
• Restricciones de acceso físico.
• Capacitación al personal.
• Acuerdos de confidencialidad.
• Evaluaciones de riesgos.
• Monitoreo y trazabilidad.
• Gestión de incidentes de seguridad.

Las medidas serán revisadas periódicamente conforme al nivel de riesgo y evolución tecnológica.

14. Conservación y Eliminación de Datos

Los datos personales serán conservados:

• Durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento.
• Mientras exista relación contractual o laboral.
• Durante los plazos exigidos por obligaciones legales o regulatorias.
• Hasta la prescripción de responsabilidades legales.

Una vez finalizado el período de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o bloqueados de forma segura.

15. Derechos de los Titulares

Los titulares podrán ejercer los derechos reconocidos en la LOPDP:

• Rectificación y actualización.
• Eliminación.
• Oposición.
• Suspensión del tratamiento.
• Revocatoria del consentimiento.
• Derecho a no ser objeto de decisiones automatizadas.

Las solicitudes deberán contener:

• Nombres completos del titular.
• Documento de identificación.
• Descripción clara de la solicitud.
• Información de contacto.

La Compañía responderá dentro de los plazos establecidos por la LOPDP.

16. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Los titulares podrán presentar sus solicitudes a través de:

• Correo electrónico.
• Formularios físicos o digitales.
• Atención presencial.

MAC REPRESENTACIONES S.C.C podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante.

Las solicitudes serán atendidas gratuitamente, salvo casos de solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas.

17. Gestión de Incidentes y Violaciones de Seguridad

MAC REPRESENTACIONES S.C.C contará con procedimientos internos para:

• Detectar incidentes de seguridad.
• Contener y mitigar riesgos.
• Investigar causas.
• Documentar incidentes.
• Notificar a la autoridad competente y a los titulares cuando corresponda.
• Implementar acciones correctivas.

La notificación se realizará cuando exista riesgo para los derechos y libertades de los titulares.

18. Capacitación y Concientización

La Compañía promoverá programas de capacitación periódica sobre protección de datos personales, privacidad y seguridad de la información para sus colaboradores y encargados.

19. Uso de Sitio Web y Cookies

Cuando corresponda, el sitio web de MAC REPRESENTACIONES S.C.C podrá utilizar cookies o tecnologías similares para:

• Mejorar la experiencia del usuario.
• Analizar navegación.
• Recordar preferencias.
• Generar estadísticas.

Los usuarios podrán configurar sus preferencias desde su navegador.

20. Modificaciones a la Política

MAC REPRESENTACIONES S.C.C podrá modificar la presente política en cualquier momento para:

• Adaptarse a cambios legales o regulatorios.
• Incorporar mejoras internas.
• Ajustarse a nuevos tratamientos de datos.

Las actualizaciones serán publicadas por medios oficiales de la Compañía.

21. Contacto del Responsable del Tratamiento

Para consultas o ejercicio de derechos relacionados con protección de datos personales, los titulares podrán comunicarse con:

MAC REPRESENTACIONES S.C.C

RUC:  1792804892001
Responsable de Protección de Datos: Ana Luisa Peña Gallardo
Dirección: Pichincha / Quito / La Concepción / Arupos E7-51 y Av. Eloy Alfaro
Correo electrónico: [email protected]
Teléfono: 099 570 3651

22. Vigencia

La presente Política de Protección de Datos Personales entra en vigencia a partir de su aprobación y publicación oficial por parte de MAC REPRESENTACIONES S.C.C.